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Die besten Tipps zum Thema Gruppenbuchungen

Interview mit unserer Gruppenbuchungs-Expertin Maren

Juliane NeumannAccounting

Auf Geschäftsreisen gehen nicht immer nur zwei-drei Leute aus dem Unternehmen. Mal ist die ganze Abteilung zu einer Konferenz eingeladen, mal kommen alle Mitarbeiter für eine Firmenreise zusammen. Das klingt alles ziemlich schön, wenn da nicht die Buchung wär. Flüge für alle. Hotels für alle. Und dabei hört es noch lange nicht auf. Da solche Gruppenbuchungen keine Kleinigkeit sind, habe ich unsere Gruppen-Spezialistin Maren befragt, wie das genau abläuft und was es bei Buchungen für Gruppen alles zu beachten gibt.

Was sind die Schwierigkeiten bei Gruppenbuchungen?

Gruppenbuchungen an sich sind viel zeitintensiver. Erst einmal müssen Travel Manager Unterkünfte finden, wo es für alle Platz gibt. Dann heißt es Hotels kontaktieren und auf die Rückmeldung warten. Glücklicherweise ist es selten ein Problem, alle in einem Haus unterzubringen.

Aber es kommt noch dazu, dass die Konditionen bei Buchungen für Gruppen unterschiedlich sind. Außerdem hat jede Gruppe verschiedene Wünsche. Ganz oben steht natürlich das Budget. Und je größer die Gruppe, desto komplexer wird die Buchung.

Was ist bei Gruppenbuchungen zu beachten?

Zunächst einmal die Größe – von einer Gruppe spricht man ab 10 Personen. Bei Bahntickets sogar schon ab 6 Personen. Bei Flügen ist es auch noch mal unterschiedlich und hängt von der Fluglinie ab.

Gruppenbuchungen dauern im Schnitt länger als Einzelbuchungen. Auch das muss man bei den Anfragen immer beachten. Große Gruppen müssen bei Fluglinien und Hotels immer erst angefragt und bestätigt werden. Außerdem hilft es, die Anfrage so genau wie möglich zu stellen. Je fixer die Details sind, desto einfacher kann man für eine große Gruppe buchen. Außerdem können Flüge sogar ein bisschen teurer sein, weil die Flüge viel flexibler sind als bei Einzelbuchungen. Wenn die Anfrage wichtige Details wie Gepäck oder Uhrzeit nicht enthält, rufe ich immer noch mal bei dem Unternehmen an, dass wir solche Angaben gleich klären können.

Außerdem ist es vom System her bei der Rechnung für eine Gruppenbuchung nur möglich, eine Rechnung für alle auszustellen und nur eine Kostenstelle mit einer Niederlassung anzugeben.

Wie unterstützen Geschäftsreiseanbieter Kunden bei Gruppenbuchungen?

Der große Vorteil ist, dass wir uns um alles kümmern. Also wirklich um alles. Egal, ob Flug, Hotel oder auch Restaurantbesuche. Unternehmen schreiben uns kurz eine Mail mit den Angaben für ihre Reise und dann übernehmen wir. Die Firma hat also viel weniger Aufwand.

Können professionelle Geschäftsreiseanbieter für Gruppen spezielle Raten und Konditionen aushandeln?

Generell gibt es andere Konditionen und Preise für Gruppen. Reisebüros haben da einen anderen Handlungsspielraum als Privatbucher. Es gibt natürlich Hotels, die keine Unterschiede machen und dann wieder welche, die günstigere Raten geben.

Bei Flügen für Gruppen muss man keine Namen der Passagiere bei der Buchung angeben. Das ist ein Vorteil bei kurzfristigen Änderungen. Außerdem sind die Konditionen für Umbuchungen und Stornierungen flexibler.

Bei Hotels ist es wiederum nicht immer so. Gerade wenn für eine große Gruppe gebucht wird, ist die Stornierung nicht mehr so flexibel. Dafür kann man aber andere Sachen wie Frühstück oder Upgrades verhandeln.

Welche Vorteile gibt es bei Gruppenbuchungen im Vergleich zu Einzelbuchungen?

Zum einen gibt es die Vorteile, die ich schon angesprochen habe. Also, dass man keine Namen bei Flugbuchungen angeben muss und dass man z.T. etwas kulantere Konditionen bekommt.

Aber was auch ein sehr großer Bonus ist, ist dass man bei uns einen persönlichen Ansprechpartner hat, der sich um alle Wünsche bei der Gruppenbuchung kümmert. Dazu bekommt das Unternehmen noch einen Reiseplan, auf dem alles von Zimmer über Teilnehmer bis hin zu den Kosten klar und deutlich aufgelistet ist.

Wann sollte man doch lieber mehrere Einzelbuchungen vornehmen?

Einzelbuchungen sind nur in bestimmten Fällen eine Option. Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. wie sicher ist die Gruppenkonstellation, stehen die Namen schon fest und vom Preis. Das geht aber wenn überhaupt nur bei einer Gruppengröße zwischen 10-15 Personen. Aber man muss vorsichtig dabei sein, weil Fluglinien teilweise überprüfen, ob es sich wirklich um Einzel- oder eben doch Gruppenbuchungen handelt. Unter Umständen kann es sein, dass eine Fluglinie dann diese Einzelbuchungen streicht, wenn sie vermutet, dass es eine Gruppenreise ist, weil für Gruppen andere Konditionen anfallen und Gruppen vorher angefragt werden müssen. 

Wie lange dauert die Buchung einer Gruppenreise im Schnitt?

Das ist ganz unterschiedlich. Es kommt auf verschiedene Faktoren an: Weiß der Kunde schon genau, was er alles in seiner Buchungen haben möchte oder auch wie viele verschiedene Leistungsträger involviert sind? Es wird auch etwas komplizierter bei bestimmten Messezeiten oder mit einem knappen Budget. Es kann ab 2 Tagen bis zu mehreren Wochen dauern.

Meine bisher schnellste Gruppenbuchung war eine kurzfristige Anfrage, wo aber auch echt alles glatt lief und alles an einem Tag gebucht werden konnte.

Was sind deine 3 Tipps für eine gelungene Gruppenbuchung?

Für mich ist eine Gruppenbuchung gelungen, wenn alles schnell und effizient läuft und ich alle Wünsche des Kunden erfüllen kann. Dabei hilft es, wenn sich Unternehmen genaue Gedanken machen, was sie benötigen, und alles vorher klar kommunizieren, auch gerne das Budget. Denn je mehr Infos ich habe, desto besser kann ich einschätzen, was zu dem Unternehmen und seinen Wünschen passt. Ein weiterer Tipp: ausreichend Zeit einplanen.

Was war dein größter Gruppenbuchungserfolg?

Ich habe eine Buchung für eine Gruppe nach England gemacht. Es war eine Gruppe von ca. 40 Personen, die in viele kleine Gruppen aufgeteilt war, weil sie aus verschiedenen Orten angereist sind. Wichtig war aber dabei, dass alle ungefähr zur gleichen Zeit am Zielort ankommen. Bei dieser Buchung hat alles super geklappt und die Gruppe war sehr zufrieden.

Was ist der größte Vorteil für Unternehmen, wenn sie ihre Gruppenbuchungen mit Comtravo machen?

Sie bekommen alle Unterlagen und haben alle Informationen auf einen Blick. Außerdem buchen sie alles bei einem Anbieter, da wir uns um jeden Aspekt der Buchung kümmern. So spart das Unternehmen wertvolle Zeit. Für Kunden ist es wirklich praktisch, ihre Buchungen bei uns auszulagern, weil wir Kontakte zu den Anbietern haben. Oft wissen Buchende vielleicht auch gar nicht, wie man am besten vorgehen soll. Genau dafür sind wir da.

Wie macht Comtravo Gruppenbuchungen besonders?

Man hat einen Ansprechpartner, der alles im Blick hat und von Anfang bis Ende involviert ist. Also einfach am Telefon nach Maren fragen und schon geht’s los.

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Inhaltsverzeichnis

Was sind die Schwierigkeiten bei Gruppenbuchungen?

Was ist bei Gruppenbuchungen zu beachten?

Wie unterstützen Geschäftsreiseanbieter Kunden bei Gruppenbuchungen?

Können professionelle Geschäftsreiseanbieter für Gruppen spezielle Raten und Konditionen aushandeln?

Welche Vorteile gibt es bei Gruppenbuchungen im Vergleich zu Einzelbuchungen?

Wann sollte man doch lieber mehrere Einzelbuchungen vornehmen?

Wie lange dauert die Buchung einer Gruppenreise im Schnitt?

Was sind deine 3 Tipps für eine gelungene Gruppenbuchung?

Was war dein größter Gruppenbuchungserfolg?

Was ist der größte Vorteil für Unternehmen, wenn sie ihre Gruppenbuchungen mit Comtravo machen?

Wie macht Comtravo Gruppenbuchungen besonders?

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